Gestionnaire de dossiers (H/F/X)

• Vous traitez l'aspect administratif des dossiers dans les délais imposés par les pouvoirs subsidiants et assurez le suivi des conventions
• Vous assurez la mise à jour des tableaux de la bonne gestion de l'utilisation des budgets alloués aux différents projets et de la perception des subsides au bénéfice des asbl et services partenaires.
• Vous assurez la gestion des listings contacts de l'ensemble des programmes.
• Vous assurez l'archivage et le classement des documents en suivi tels que les pièces justificatives attendues par les pouvoirs subsidiants ( Région, URBAN, FEDER, Perspective…)
• En partenariat avec l'équipe, vous assurez l'élaboration et la gestion de tableaux de base de données de type Excell, Power BI, Query,…
• Vous vous tenez au courant des réglementations en vigueur au sein de l'UO (ordonnance revitalisation urbaine, Loi Communale, Marchés publics,…)
• Vous renseignez les personnes désireuses d'avoir des informations sur les activités du service (renseignements généraux et non techniques).

• Vous vérifiez les disponibilités financières par projet, la comptabilité du service, ainsi que celle des asbl partenaires selon les conventions en vigueur.
• Vous participez à l'élaboration du budget ordinaire et extraordinaire du service et mettez les factures en paiement selon les process Ville.

• Vous assurez la logistique et effectuez les démarches pour l'organisation des réunions externes.
• Vous apportez un soutien logistique à l'ensemble de l'équipe en fonction des besoins.

• Vous rédigez des rapports au Collège et au Conseil Communal, des notes, mailing, rapport d'activité,…
• Vous vérifiez et traduisez en français et néerlandais des rapports au conseil communal, invitations et flyers du service
• Vous transmettez aux mails réceptionnés dans la boîte « URB Rénovation urbaine » et/ou y répondez en partenariat avec les collaborateurs de l'équipe.

• Vous aimez travaillez au sein d'une équipe dynamique sur la thématique de la rénovation urbaine au bénéfice des quartiers du territoire de la Ville de Bruxelles.
• Vous appréciez un travail varié et gérez facilement les imprévus. Vous êtes ouvert.e aux feedbacks et êtes prêt.e à apprendre en permanence
• Vous disposez d'une expérience dans la gestion administrative des factures, des budgets en lien avec des subsides.
• Vous travaillez de manière collaborative et transversale.
• Vous disposez d'une excellente capacité communicationnelle tant à l'oral qu'à l'écrit dans votre première langue (FR ou NL) et vous avez une bonne connaissance orale et écrite de la deuxième langue.
• Vous êtes rigoureux.se et ordonné.e, créatif.ve et orienté.e solutions tout en respectant les délais impartis par les pouvoirs subsidiants.
• Vous disposez d'un esprit d'analyse développé focalisé sur la recherche de solutions
• Vous avez un bon relationnel et aimez être en contact avec de nombreux interlocuteurs.
• Vous aimez travailler avec les chiffres et rédigez facilement, avec une bonne orthographe.
• Vous maîtrisez le français et le néerlandais, êtes capables de rédiger et de vous exprimer dans les deux langues. La connaissance de l'anglais est un plus.
• Une connaissance dans les marchés publics est un atout
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (MS Office)
• des notions du programme Power BI, Query est un plus.

• Un contrat à plein temps et à durée indéterminée
• Salaire mensuel brut : minimum 2693,98 euros euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l'examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de
• Une allocation de bilinguisme
• Une allocation de fin d'année et un pécule de vacances
• Des chèques repas (8€, dont 6.91€ à charge de la Ville de Bruxelles)
• Profitez de 36,5 jours de congés libres, 4 jours de congés fixés par la Ville et 10 jours fériés légaux
• Possibilité d'une assurance hospitalisation à des tarifs avantageux et la prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola)
• Plan de pension pour les collaborateurs contractuels à hauteur de 3% du traitement brut

• La plupart de nos fonctions administratives sont hybrides avec une possibilité de télétravail après 6 mois associée à une intervention forfaitaire de 20 euros par mois à adapter si nécessaire
• La Ville de Bruxelles répond à vos besoins de développement professionnel en vous offrant des formations régulières

• Nos lieux de travail sont facilement accessibles en transports en commun et l'abonnement STIB est remboursé à 100%, il y a également et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo)

• Envoyez-nous votre candidature pour le 3/05/2024 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n'incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.
• Une première sélection sera réalisée sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à des tests de sélection informatisés et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

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