Medewerker levenslang leren - financiën, administratie en logistiek

• Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen
• Tewerkstellingspercentage: 50% - contract van onbepaalde duur
• Solliciteren kan tot en met 07-09-2025 (DD/MM/YYYY)

• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse financiële administratie en boekhouding: aankoop- en verkoopfacturen en onkostennota's verwerken, bestellingen plaatsen in SAP, openstaande crediteuren opvolgen.
• Je bent het aanspreekpunt voor deelnemers en lesgevers en staat in contact met leveranciers. Je voert helpdesktaken uit zoals telefonisch/via e-mail klanten bijstaan bij bestellingen, beantwoorden van vragen betreft betalingen (o.a. met KMO-Portefeuille), het opmaken van facturen en creditnota's, etc.
• Je staat in voor de logistieke en operationele organisatie ter voorbereiding en ter afhandeling van onze vormingsactiviteiten: opleidingslokalen reserveren, accreditatie en KMO aanvragen, elektronisch leerplatform beheren, accommodatie lesgevers vastleggen, drukwerk opvragen bewerken en bestellen, catering bestellen, , vormingsbonnen aanmaken, deelnemerscertificaten, opstellen, draaiboeken opmaken, …
• Je staat in voor een klantgericht en professioneel onthaal tijdens navormingen: host voor lesgevers en deelnemers met ondersteuning tijdens de opstart/afsluiting van de navorming, waarbij je onder meer instaat voor het klaarzetten van de les- en pauzeruimtes, opstellen van signalisatie, ontvangen en opstellen van de catering, en registratie van aanwezigheden.
• Je bent regelmatig aanwezig op vormingen wat ervoor zorgt dat je flexibel bent op vlak van beschikbaarheid, ook soms 's avonds en in het weekend.

• Taakoverschrijdend samenwerken met andere ATP-leden en fungeren als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten.
• De functie-invulling is dynamisch zodat een accuraat antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen het domein van levenslang leren.

• Je hebt ervaring in een financiële en/of administratieve functie en dit voorkeur in de onderwijscontext.
• Je hebt een goede kennis van courante ICT-toepassingen zoals Microsoft 365, (Outlook, MS Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive).
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels (schriftelijk en mondeling).
• Je bent in het bezit van een wagen/rijbewijs.
• Relevante ervaring binnen een universitaire of vormingsgerichte context is een pluspunt.
• Affiniteit met het werkveld van gezondheids(zorg)beroepen is een meerwaarde.
• Kennis van softwareprogramma's zoals SAP en elektronische leerplatform(en) is een pluspunt.

• Je hebt zin om levenslang leren verder mee uit te bouwen tot een herkenbaar en goed draaiend instituut. Je bent overtuigd van de meerwaarde en noodzaak van 'levenslang leren'.
• Je werkt klant- en resultaatgericht.
• Je beschikt over goede sociale vaardigheden en werkt vlot samen met collega's, lesgevers en andere stakeholders.
• Je werk planmatig, gestructureerd en efficiënt met oog voor detail.
• Je verwerft snel inzicht in administratieve en financiële procedures en hebt goede ontwikkelde vaardigheden op het vlak van plannen en organiseren.
• Je bent stressbestendig, georganiseerd en sterk in timemanagement. Het naleven van strakke deadlines gaat je goed af.
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een sterke werkethiek.
• Je hebt zin voor initiatief, je zoekt proactief naar verbeteringsmogelijkheden en bent creatief in het realiseren ervan.
• Je bent hands-on, beschikt over een sterk probleemoplossend en organiserend vermogen.
• Je bent in staat om meerdere taken onder beperkte supervisie uit te voeren.
• Je bent communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent flexibel ingesteld, kan je soepel aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar en je bent bereid om buiten de kantooruren te werken vermits navormingen ook op zaterdagen en 's avonds kunnen doorgaan.
• Je staat open voor feedback en zoekt naar kansen voor verdere groei en ontwikkeling.

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform 'benefits at work' en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Universiteit Gent