Réceptionniste – Assistant Administratif

• Assurer l’accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques ainsi que le traitement du courrier et des commandes de fournitures de bureau, de nettoyage et de lunch (…), afin de répondre aux besoins de la société en matière de réception et de donner la meilleure image possible de celle-ci vers l’extérieur.
• Assurer un soutien administratif au département Ressources Humaines pour la gestion des formations.

• Assurer l’accueil des visiteurs :

• Identifier, guider et informer les visiteurs, prévenir la personne de contact au sein de la société, préparer le welcome le cas échéant, dans le respect de la procédure « réception » ;
• Gestion des appels téléphoniques, filtrage et transfert vers les travailleurs, de manière professionnelle et en donnant une bonne image de la société, gestion du central téléphonique ;

• Gestion du courrier et de la poste :

• Assurer la réception du courrier entrant (normal, express, recommandés), le dispatching vers les départements/travailleurs concernés, dans le respect des procédures internes, assurer l’expédition du courrier sortant, gestion de la timbreuse et des relations avec la Poste ;

• Gestion des commandes de fournitures de bureau, de produits de nettoyage et de lunch (…), afin de répondre aux besoins des différents départements, gestion des livraisons, dans le respect de la procédure en vigueur ;

• Fournir un appui administratif à d’autres départements ;

• Assurer d’autres tâches connexes : réservations des salles de réunion, gestion de l’atrium, organisation de livraisons de fleurs, etc.

• La collecte auprès des différents départements et l’encodage rigoureux de l’ensemble des actions de formations
• L’élaboration et le suivi de reportings liés aux formations
• L’analyse et le suivi des demandes/besoins de formations
• Le support dans l’organisation de formations, tant internes qu’externes : recherche de formateurs potentiels, analyse d’offres, fixation des calendriers de formation, gestion des invitations, réservation des salles…
• L’élaboration des dossiers de subsides liés aux formations
• Être le point de contact pour toutes questions émanant du personnel en matière de formations
• Être un moteur des actions de formation chez Eumedica : en amenant des suggestions de programmes et d’outils de formation, en structurant les processes…
• Le support à l’équipe RH pour d’autres tâches : suivi des dossiers, préparations des accueils…
• …

• De formation supérieure, vous bénéficiez d’une première expérience professionnelle dans une fonction similaire.
• Autonome, vous vous démarquez par votre très grande précision et par votre sens pointu de l’organisation dans le traitement de vos dossiers.
• De nature positive, vous avez un bon esprit d’équipe et faites preuve de flexibilité dans l’exécution de vos tâches.
• Vous avez une bonne connaissance de l’anglais (minimum niveau B2) et des notions en néerlandais.
• Les outils classiques de la bureautique (outlook, word, excel, etc. ; la connaissance d’un ERP est un plus) n’ont pas de secret pour vous.

• Une fonction variée dans une entreprise en plein développement ;
• Une rémunération conforme à vos compétences et à votre engagement ;
• Un environnement dynamique et ambitieux où vous pourrez vous développer.

Eumedica