Office manager - top KMO in Gent Noord

• Als administratieve duizendpoot ben jij de rechterhand van de zaakvoerder en zorg je voor een vlekkeloze kantooropvolging.
• Je houdt je bezig met verschillende administratieve taken zoals onthaal, briefwisseling en het beheer van het kantoormateriaal.
• Ook de aansturing van de poetsdienst en het verwerken van inkomende facturen en maningen behoren tot jouw verantwoordelijkheid.
• Naast jouw administratieve taken, ben jij ook de steun en toeverlaat van onze projecten.
• Je zorgt voor een nauwkeurige administratieve ondersteuning door werkbonnen op te maken, te controleren en aan te leveren.
• Ook checkinatwork en Track & Trace zijn voor jou bekend terrein.
• Als er tegenstrijdigheden opduiken, ben jij er als de kippen bij om die eruit te halen.
• Verder ben je verantwoordelijk voor de administratieve werfvoorbereidingen, zoals het aanmaken van nieuwe dossiers, RSZ-meldingen en archivering.
• Ook het opvolgen van VCA certificaten en algemene veiligheid op de werven, materiaalplanning en fleetbeheer zijn taken die jij onder jouw hoede hebt.
• Je maakt veiligheidsmappen aan en assisteert bij en volgt keuringen van materiaal en medische controles op.
• Je organiseert toolbox meetings en zorgt voor de up-to-date houding van digitale bestanden en het bijwerken van het werfbestanden en de briefwisseling.
• Als kers op de taart assisteer je op termijn bij de opmaak van de werkplanning.

• Je genoot bij voorkeur een bacheloropleiding in combinatie met een eerste werkervaring in een administratieve functie
• Je bent in staat om je vloeiend en foutloos uit te drukken in het Nederlands en je kan binnenkomende telefoons op een professionel manier in het Frans en Engels doorschakelen naar de projectleiders.
• Natuurlijk heb je ook digitale skills en een grondige kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook en OneNote).
• Jij bent ordelijk, administratief sterk, nauwkeurig en discreet.
• Met jouw proactieve houding neem jij graag initiatief en verantwoordelijkheid, en heb je geen enkel probleem met het werken in een snel tempo.
• Daarnaast ben je een uitstekende communicator die ervan houdt om regelmatig te overleggen en iedereen op de hoogte te houden van de laatste veranderingen.
• Tot slot behoud je het overzicht en kunt prioriteiten stellen, ook in de agenda.

Manpower