Evenementencoördinator
Lokaal bestuur Destelbergen
- Destelbergen, Flandre-Orientale
- CDI
- Temps-plein
Het team evenementen zorgt voor de ontwikkeling, actualisatie en coördinatie van het evenementenbeleid en de bijhorende reglementen. Ze zorgt voor kennisdeling, evalueert elke eigen organisatie en zet verbeterpunten om in concrete acties. Zo garandeert de dienst een efficiënte, veilige en bruisende evenementenwerking die bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van het bestuur.De evenementencoördinator zorgt voor een vlotte, kwaliteitsvolle en goed afgestemde organisatie van evenementen in Destelbergen. De evenementencoördinator bewaakt het proces, ondersteunt organisatoren en stemt af tussen alle betrokken diensten. De evenementencoördinator vormt een tandem met de deskundige beheer, planning en coördinatie.Kerntaken1. Procesbewaking en kwaliteitsopvolgingDe evenementencoördinator zorgt ervoor dat het evenementenproces vlot verloopt van aanvraag tot evaluatie. De evenementencoördinator bewaakt de kwaliteit, de planning en de opvolging. Door knelpunten tijdig te signaleren en bij te sturen, zorgt de dienst voor een betrouwbaar en voorspelbaar verloop van elk evenement, zowel voor interne als externe organisatoren.Dit omvat volgende taken: (niet-limitatief overzicht)» Actief opvolgen van elk dossier en tijdig ingrijpen bij knelpunten of vertragingen.» Waken over toepassing van afspraken, sjablonen en regelgeving.» Controleren van de inhoud van de notulen voor het college van burgemeester en schepenen.2. Coördinatie en samenwerkingEvenementen hebben impact op verschillende diensten: van mobiliteit tot milieu, van veiligheid tot logistiek. De evenementencoördinator zorgt voor afstemming tussen alle betrokken partijen. De evenementencoördinator organiseert structureel overleg en bouwt bruggen tussen administratie, uitvoering, beleid en externe organisatoren.Dit omvat volgende taken: (niet-limitatief overzicht)» Organiseren en leiden van structureel overleg over evenementen.» Afstemmen van acties tussen administratie, techniek, logistiek en andere betrokkenen.» Samenwerken met noodplanning, mobiliteit, leefmilieu en externe partners.» Bruggen bouwen tussen organisatoren, de interne organisatie en de veiligheidsdiensten3. Ondersteuning van organisatorenDe evenementencoördinator ondersteunt organisatoren van evenementen op een duidelijke, toegankelijke en klantgerichte manier. De evenementencoördinator legt uit welke stappen nodig zijn, welke dienstverlening mogelijk is (uitleendienst, zalenverhuur), welke verplichtingen gelden en welke deadlines er zijn. Bij complexe of uitzonderlijke situaties biedt de dienst gericht procesadvies.Dit omvat volgende taken: (niet-limitatief overzicht)» Begeleiden van interne en externe organisatoren bij elke stap van het proces.» Uitleg geven over wat er moet gebeuren, wanneer en hoe om te komen tot een geslaagd en kwaliteitsvol evenement.» Uitleg geven bij de mogelijke dienstverlening vanuit het lokaal bestuur (uitleendienst, zalenverhuur)» Adviseren bij complexe of uitzonderlijke situaties.» Vertaling van noden en behoeften van organisatoren in een efficiënte en afgestemde dienstverlening (uitleendienst, zalenverhuur).4. Planning en beleidsontwikkelingDe evenementencoördinator werkt een gedragen evenementenbeleid uit en vertaalt dit naar duidelijke regels, sjablonen, draaiboeken en praktische documenten. De evenementencoördinator beheert de jaarkalender van evenementen en detecteert 3/5 planningsconflicten. Na elk evenement verzamelt de evenementencoördinator ervaringen van betrokken diensten en organisatoren, structureert evaluaties en zet verbeterpunten om in concrete acties of aangepaste processen.Dit omvat volgende taken: (niet-limitatief overzicht)» Opstellen van een jaarkalender van evenementen en die aanpassen waar nodig in overleg met de organisatoren of betrokken diensten» Voorkomen van planningsconflicten en waar nodig zoeken naar oplossingen.» Reglementen uitwerken (zoals uitleen- of gebruiksreglementen) en verbeteringen voorstellen waar nodig.» Ontwikkelen van sjablonen, draaiboeken en ondersteunende documenten.» Beleidsinput leveren over thema’s als duurzaamheid, toegankelijkheid, infrastructuurgebruik, ondersteuningsmechanismen, …» Organiseren van evaluaties met betrokkenen en structureren van feedback van organisatoren of deelnemers.» Verbeterpunten omzetten in aangepaste processen of afspraken.» Afstemmen van verbeteracties met alle betrokken diensten.5. Communicatie en kennisborgingDe evenementencoördinator maakt informatie over de evenementenwerking toegankelijk en houdt die up-to-date. De evenementencoördinator documenteert afspraken, procedures en processen op een manier die helder is voor iedereen. Dit moet ervoor zorgen dat bij afwezigheid of personeelswissels de continuïteit van de dienstverlening verzekerd blijft.Dit omvat volgende taken: (niet-limitatief overzicht)» Delen van duidelijke en actuele info over evenementenwerking binnen de organisatie.» Helder en toegankelijk documenteren van processen en afspraken.» Zorgen voor kennisborging in het kader van de continuïteit van de dienstverlening.Wat bieden wij jou aan?contractuele functie op niveau B1-B3toekenning van zowel overheids- en relevante privé anciënniteitruime opleidings- en ontplooiingsmogelijkhedeneen vast maandloonmaaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling abonnement openbaar vervoer, hospitalisatieverzekering, extralegale verlofdagen en interessante vakantieregelingmogelijkheid tot thuiswerk❗️Solliciteren kan tot en met 30 september 2025.