Un gestionnaire administratif aux affaires étudiantes (H/F/X)

HAUTE ECOLE LEONARD DE VINCI

  • Woluwe-Saint-Lambert, Bruxelles
  • CDD
  • Temps-plein
  • Il y a 2 mois
Raison d'être de la fonction et mission

Le ou la titulaire de la fonction sera amené.e à assurer, au sein de la direction Administration et Affaires étudiantes de la HE Vinci, en étroite collaboration avec l’équipe de direction, les missions et tâches suivantes :
  • Gestion des tâches administratives propres aux Affaires Etudiantes de la Haute Ecole :
  • Support à l’équipe de direction
  • Organisation et planification des réunions du Groupe Affaires Etudiantes : convocation, élaboration de l’ordre du jour, rédaction des PV, suivi des réunions, feedback …,
  • Suivi des demandes internes et externes liées à la gestion des affaires étudiantes
  • Commande des cartes étudiantes
  • Suivi budgétaire du service
  • GAE :
  • Gestion du site d’équipe du Groupe Affaires Etudiantes : mise en ligne des documents actualisés, classement des informations, communication des échéances,…
  • Gestion de la boite mail propre aux affaires étudiantes
  • « Garante des procédures » :
  • Supervision de l’échéancier global Administration et Affaires Etudiantes :
  • échéances internes (documents administratifs, documents juridiques et documents ProEco de la HE),
  • échéances externes (Communauté française, ARES …) : élaboration d’un rétro planning, rappel aux secrétariats, collection des informations, des documents, communication avec le service de contrôle de la Communauté française …,
  • Mise à jour et suivi de l’échéancier-document administratif
  • Gestion administrative et logistique de l’examen de maîtrise de la langue française,
  • Participation à des groupes de travail transversaux (permanent ou projet) en lien avec la mission du service.
  • Suivi administratif des dossiers des étudiants de condition modeste : service social, service comptable, Commissaire,
La description de la fonction n’est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l’évolution constante des besoins des équipes pédagogiques.

Diplôme et expériences professionnelles requis
  • Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ou de master de préférence dans une orientation administrative
  • Vous pouvez justifier d'une expérience professionnelle pertinente mettant en avant une gestion administrative au service d'un public
  • Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office et spécialement Excel
  • Faire état d'une expérience de gestion administrative dans un environnement pédagogique constitue un sérieux atout
Qualités attendues
  • Sens de l’organisation, de la planification, de l’anticipation
  • Excellente gestion des priorités
  • Capacité à travailler en équipe
Modalités d'exercice de la fonction
  • Régime de travail : temps plein (38h)
  • Hiérarchie : sous l’autorité de la direction Administration et affaires étudiantes
  • Type de contrat : contrat à durée déterminée pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminée
  • Lieu de travail : la fonction peut s'exercer sur différents sites d'activités de la HE Vinci
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible
Procédure de sélection
  • Dépôt des motivations via la page carrière : "postuler ci-dessous"
  • Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
  • Rencontre des candidat.es par une commission de recrutement avant le 15 décembre

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