HR Admin Officer - Direct Dialogue

Artsen Zonder Grenzen

  • Bruxelles
  • CDI
  • Temps-plein
  • Il y a 1 jour
Tekst verkleinen Tekst vergrotenLeestijd: MinutenDelen Afdrukken Terug naar bovenBelgiëLocatieFrans & Nederlands & EngelsVereiste taalvaardighedenEerdere AZG-ervaring een pluspuntAZG-ervaring vereistVoltijdsTijdsbestedingOnbepaalde duurContracttypeFondsenwerving & Human resourcesExpertiseOp locatieWerkmodelArtsen Zonder Grenzen (AZG) is een internationale, onafhankelijke, medische humanitaire organisatie die noodhulp verleent aan mensen die zijn getroffen door gewapende conflicten, epidemieën, natuurrampen of die geen toegang hebben tot basisgezondheidszorg. Wij werken in meer dan 70 landen en bieden hulp zonder een onderscheid te maken op vlak van etniciteit, religie, geslacht of politieke overtuiging.HR Admin Officer - Direct Dialogue (m/v/x) - Brussel - AZG BelgiëCONTEXTDe afdeling Communicatie en Fondsenwerving van Artsen zonder Grenzen België is georganiseerd in zes gespecialiseerde teams: Direct Dialogue Acquistion, Information and Media, Engagement and Acquisition, Supporter Loyalty, Strategic Partnerships, en Support and Solutions.Het Direct Dialogue Acquisition team bestaat uit energieke en enthousiaste Nederlandstalige en Franstalige medewerkers, en telt meer dan 35 leden. Het team bevindt zich momenteel in een uitbreidingsfase. Het speelt een sleutelrol bij het aantrekken van nieuwe vaste donateurs, wat bijdraagt aan de financiële onafhankelijkheid van Artsen zonder Grenzen. Via persoonlijke en respectvolle interacties legt het team contact met de Belgische bevolking op diverse locaties, zoals openbare plaatsen, grote winkels, winkelcentra, ziekenhuizen, grote winkels, bedrijfsevenementen en via deur-tot-deurcampagnes. Met een sensibiliserend gesprek moedigen ze mensen aan om Artsen zonder Grenzen te steunen door middel van een maandelijkse gift. Onze fondsenwervers vormen dus de schakel tussen de Belgische bevolking en Artsen zonder Grenzen.Als HR Admin officer - Direct Dialogue ben je verantwoordelijk voor het HR-, contractuele en administratieve beheer van het Direct Dialogue team, evenals voor de ondersteuning bij de ontwikkeling en implementatie van strategieën voor het aantrekken, werven en retentie van teamleden. In deze nieuwe positie speel je een essentiële rol om het team te ondersteunen en doen groeien.Onder direct toezicht van de Direct Dialogue manager werk je nauw samen met de Nederlandstalige en Franstalige teamleaders van het team. Onder functioneel toezicht van de Head of administration unit voor contractueel en administratief beheer, werk je ook zeer nauw samen met de administration unit voor de hoofdzetel.VERANTWOORDELIJKHEDENHR-, contractueel en administratief beheer (45%)Zorgen voor een efficiënte behandeling en opvolging van alle contractuele en administratieve aspecten en vragen van het Direct Dialogue team (contracten, voordelen, lonen, afwezigheden…), in nauwe samenwerking met de administration unit:
  • Opvolgen van Aanwervingsbesluiten (DE) voor nieuwe werknemers of wijzigingen
  • Zorgen voor de aanmaak en update van werknemersdossiers alsook de conformiteit van de informatie controleren
  • Opstellen van contracten, wijzigingsaktes en noodzakelijke bijbehorende documenten tijdens de loopbaan
  • Briefen van elke nieuwe werknemer in het team betreffende contract, verzekeringen,…
  • Controleren en invoeren van werkuren ter voorbereiding van de maandelijkse loonbetaling
  • Garanderen van administratieve begeleiding van werknemers gedurende de volledige administratieve levenscyclus bij MSF en toepassen van MSF-beleidslijnen gerelateerd aan werknemers
Opvolgen van de administratieve afhandeling van contractbeëindigingenJe bent de referentiepersoon voor HR-vragen en -aspecten voor het Direct Dialogue team, in samenwerking en met ondersteuning van de Direct Dialogue manager en de team leaders:
  • Deelnemen aan de continue verbetering van procedures en beleidslijnen betreffende HR-aangelegenheden gerelateerd aan de functie
  • Bijdragen aan een zorgvuldige HR-opvolging van teamleden in specifieke situaties
  • Samenwerken met de HR-referenten HQ en de administration unit, en indien nodig, met de Legal unit, Safeguarding unit, …
Aantrekking, acquisitie en retentie van talenten (45%)Actief deelnemen aan de uitwerking, implementatie en verbetering van de strategie en activiteiten voor attractie, acquisitie en employer branding van het Direct Dialogue team, in samenwerking met de Direct Dialogue manager en de team leaders :Innoveren door het voorstellen en testen van nieuwe aantrekkings- en rekruteringsstrategieënIdentificeren en publiceren op verschillende kanalen, hun gebruik verbeteren en monitorenOntwikkelen en implementeren van kwalitatieve en transparante rekruteringsprocessenOntvangen en behandelen van sollicitaties, contacteren van kandidaten, voorbereiden en deelnemen aan selectiestappen en feedback met de team leaders en/of supervisors, referenties controleren,...Identificeren, implementeren en gebruiken van een Applicant Tracking System (ATS)Ontwikkelen van samenwerking met de rekruteringseenheid en andere eenheden in Communications en FundraisingOndersteunen en deelnemen aan HR capacity planning van het team, het opstellen en herziening van job descriptions en rollen van verschillende functies in het teamAnalyseren, monitoren, evalueren en aanpassen van de strategie en activiteitenActief deelnemen aan de uitwerking, implementatie en verbetering van de HR-strategie om personeelsretentie, hun tevredenheid en de evolutie van functies en activiteiten te verbeteren, in samenwerking met de manager Direct Dialogue en de team leadersOndersteunen en deelnemen aan onboarding, induction, trainingen en ontwikkeling van teamledenOndersteunen en deelnemen aan de ontwikkeling en verbetering van processen en activiteiten voor evaluatie, feedback process en/of exit interviewsDeelname en ondersteuning aan het team (10%)Deelnemen en actief bijdragen aan team- en afdelingsvergaderingen en -activiteitenOpvolgen en ondersteunen van het beheer van voorraad en bestellingen van het nodige materiaal en promotietoolsZorgen voor en voorbereiden van documenten, (ICT) materiaal en toegangen die nodig zijn voor elk nieuw lidOndersteunen van de verbetering van information, knowledge and process management (IKM) van het teamVEREISTENOpleiding & ErvaringDiploma in Human Resources Management, Recht, of Arbeidswetenschappen, of gelijkwaardig door ervaringErvaring van minimum 3 jaar in Human Resources management, met name in het beheer van arbeidscontracten en verzekeringenErvaring in attractie en acquisitie van talentenErvaring in de ontwikkeling en implementatie van HR-strategieënErvaring in het gebruik van HR-systemen en/of ATS is een troefErvaring in HR binnen de verenigingssector, een NGO of Arsten Zonder Grenzen is een troefErvaring in Direct Dialogue is een pluspuntVaardighedenKennis en/of expertise in Belgische sociale wetgevingKennis en/of expertise in Employer Branding en digitale HR-Marketing is een troefSterke organisatie, met administratieve en planningsvaardigheden en een uitgesproken oog voor detailResultaatgericht, gestructureerd, kwaliteitsgericht en oplossingsgericht; Strategische visieProactief, zelfstandig en teamgerichtUitstekende diplomatieke, communicatie- en onderhandelingsvaardighedenZeer flexibel, ondersteunend en stressbestendigErvaring in het verzamelen, analyseren en rapporteren van dataInteresse en motivatie om te werken voor een internationale humanitaire organisatie, en meer bepaald Artsen Zonder GrenzenTalenUitstekende beheersing van het Nederlands (mondeling en schriftelijk)Goede beheersing van het Frans en Engels (mondeling en schriftelijk)AndereBereid zijn om af en toe binnen België te reizen en uitzonderlijk mee te doen aan activiteiten 's avonds of in het weekendIn het bezit zijn van rijbewijs B en toegang hebben tot een auto is een pluspuntVOORWAARDENStartdatum: October-November 2025 * Locatie: Brussel (België)
  • Contract van onbepaalde duur - voltijds - Thuiswerk tot 40% per week mogelijk, volgens het AZG-beleid (2 dagen per week)
Salaris gebaseerd op MSF-OCB HQ salarisschaalHospitalisatieverzekering (DKV) - Maaltijdcheques - Pensioenplan - 100% vergoeding van kosten voor openbaar vervoerHet onderschrijven van de managementwaarden van de organisatie: respect, transparantie, verantwoordingsplicht, integriteit, vertrouwen, empowerment * Naleving van de verbintenissen inzake verantwoord gedragUiterste sollicitatiedatum is verlengd tot: 7 september 2025Hoe solliciteren?➢ Dien je sollicitatie in via de knop 'Solliciteer hier'➢ Je wordt doorgestuurd naar het online sollicitatieformulier voor deze functie➢ Het invullen duurt ongeveer 5 tot 10 minuten. Alvast bedankt om je CV en motivatiebrief klaar te houden om te uploaden (liefst in pdf formaat)Enkel de kandidaten op de shortlist zullen gecontacteerd worden.De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden eind augustus/begin september en de selectieprocedure zou afgerond moeten zijn in oktober-novemberAZG waardeert diversiteit en zet zich in om een inclusieve werkomgeving te creëren. We verwelkomen sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten, ongeacht fysieke gebreken, genderidentiteit, echtelijk of burgerlijke partnerschapsstatus of etnische en nationale afkomst, religie of overtuiging of seksuele geaardheid.
AZG hecht belang aan de bescherming van jouw persoonlijke gegevens. Door het versturen van je sollicitatie, ga je ermee akkoord dat AZG je persoonlijke gegevens gebruikt. Raadpleeg voor meer informatie.

Artsen Zonder Grenzen